ディレクター、プロデューサーというかたちで仕事に関わることも多く、また複数のプロジェクトが並行して走りますので必然的に効率よく仕事をこなす、というのが日常になっています。
このとき、数年前であればメール（メーリングリスト or CCメール）でのやりとりが一般的でしたが、下記のような問題が点があり非常に面倒に感じていました。
- 毎回「◯◯さま お世話になります。」といったかたちで始まる
- CCに入れるべき人が多いと手間がかかる
- メアドに関係ない人が入ってしまうことがある
- 送ってしまったメールは取り消しや修正ができない
- 迷惑メールに入ることがある
特に3、4はプロジェクトの内容によっては情報漏洩にもつながりますので、かなりシビアな問題です。
それでも月に1度は送られてくることがあるので、最近は見なかったことにして削除しています。
これらを解決するためにいくつかの方法をためしてみました。
- Skypeによるやりとり
- Facebookグループによるやりとり
- 海外のサービス（Yammer）などを使う
- グループウェアの導入
そして、それぞれに対して
- Skypeはチャットのメッセージ履歴を遡るのが面倒くさい
- Skypeは何に対して返信しているのかわかりにくい
- FBグループは個人的なことならまだしも、ビジネスにはどうなのか？
- その他グループウェアは機能が多すぎて面倒くさい
といった感じで、結局使わなくなってしまいました。
Skypeは音声会議で使うには非常に有益なんですが、チャットのやり取りはどうも不向きな気がします。
それらをシンプルに解決できたのがChatworkです。
Chatworkの導入について
詳しくは
をご確認ください。
導入事例は
料金設定は
ちなみに弊社ではビジネスプラン10人で契約しています。
これは不定期ではあるもののインターンやアルバイトなどがやってくると、
- その度にメアドを発行するのが面倒くさい
- メールでやりとりするとその履歴を時系列で追いかけるのが面倒くさい
- 若い子ほどメールよりChatworkの方が馴染みやすい
といったことがあります。
お客さんにも導入を勧めており、できるかぎり無駄なメールを減らすということを目的に活用しています。
当然、メール文化を死守したい古い頭のお客さんもおられます。
メール文化を死守したいお客さんの話を聞くと以下の理由がかえってきました。
- 情報共有はメールじゃないと無理
- 情報の漏洩が怖い
- セキュリティがあぶない
- チャットなんて遊びじゃあるまいし
- メールとChatworkの使い分けが難しい
- 独自のメール運用ルールを作っている
お、おぅ、それいつの話だよってかんじですが、実際メールは安全でChatworkなどのウェブサービスはやばいという人多いんですよね。
まずメールでの情報共有ですが、当然外部のChatworkを利用されていないお客さまが含まれている場合は仕方ないにしても、社内の情報共有すらメールとなると「なにしてんですか？？それ」といいたくなります。
グループ作ってそこに書き込めば
- 担当が変わっても情報の共有、引き継ぎがスムーズ
- CCメールでやりとりして、ついうっかりを未然に防ぐことが出来る
- 途中からプロジェクトに参加する場合も過去のやりとりがいつでも閲覧できる
といったメリットしかありません。
デメリットはChatworkを導入していないお客さん相手だと、上記のメリットは何も関係ない、といったところでしょうか。
情報漏洩は間違いメールを防げるようになるだけでも十分効果はあると思います。
ちなみにセキュリティについては
もしくはKDDI Chatwork
をご参照ください。
ただ、上のような話をする人もメールはGmail（当然無料のプラン）をつかって、LINEでメッセをやりとりしてますって人多いんですけどね。
最後の使い分けについては確かに慣れないうちは面倒だと思います。
それはメールが登場した当時もそんなもんで、電話のほうが伝わるからといってメールを否定するひともいましたが、今の時代電話のほうが面倒に思うこともあります。
使い分けは難しく考えることもなく、
- 社内のメンバーおよび導入済みの協力会社
- 未導入のお客さんおよび協力会社
レベルでいいんじゃないですかね。
そんな難しく考える必要は微塵も感じません。
弊社のお客さまでもChatworkのサイトを紹介し、必要であればKDDI版もありますというお話をすると導入に踏み切ってくださる方も多いです。
そして次のステップとして社内のメールアカウントを減らして、最低限のものにするということになっていきます。
少なくとも社内やプロジェクトメンバーとのやりとりをChatworkに置き換えるだけで驚くほどメールの量はへりますし、1つのことに対してしっかりと話し合うこともできます。
メールだと同じような内容で何度もやりとりするのは、出す方も気が引けますし、受け取る方も面倒に思えてきますからね。
そしてなにより間違えてメールを送ってしまうような情報漏洩は防げます。
たまに違うグループで書き込んでしまうこともありますが、間違えて書き込んだものは削除できます。
Chatworkを実際に運用してみる
さすがに現在運用中のものをだすことはできませんが、基本的には次のように運用しています。
- 新規案件が発生し、動き始めると新しいグループを作る
- 必要なメンバーをグループに追加
- 全員で共有すべき情報（Basic認証など）はチャット情報に記載する
- 進捗に合わせてタスクを管理する
- 必要な情報があれば直接チャットに書き込む
- 必要なファイルもChatworkでできるだけ管理
- 必要に応じて外部ストレージを利用することも
上記が基本的な運用の流れです。
メールでやりとりし始めると、1つのメールスレッドが30とか40とかになって、開くだけでも大変なことありますが、Chatworkの場合そういったことはありません。
また個人的な運用方法として、マイチャットに
- ネットで見かけたネタをひとまず書き溜めておく
- タスクの管理
- ブログネタの下書き
などを書き込んでいたりします。
自分の考え方次第でいろいろと使い道は考えられると思います。
なによりシンプルな機能であることが使い勝手の良さにつながっています。
ディレクターとしても、いちいちコーダーさんからこのデザインが欲しいというメールを転送してお願いしますと追記し、いただいたメールをまた転送するような手間が省けることで、全体の業務の流れを俯瞰しながらポイントポイントで必要な支持を出していくことや、別の提案や企画をまとめるなど本来の業務に戻れます。
意外にこのこまかなやりとりがディレクターを始めとするクリエイターのストレスに繋がりますからね。
すぐにでもデータがほしいのに肝心のディレクターが捕まらないとなると作業全体に影響を与えます。
ディレクターも打ち合わせの最中や移動中などで指示が出せない場合もあります。
ディレクションの効率が上がるということは、作業全体のペースも変わり、納期やお客さまへの満足度向上にも役立ちます。
最後に
Chatworkは便利なツールですが、複数のプロジェクトを管理し始めると、メール以上に情報が飛び交います。
このあたりは使う人のスキルによるのかもしれませんが、毎日何十、何百というメールにうんざりしている方は、まずは社内のメールや親しい人とのやりとりだけでもChatworkに切り替えてみてはいかがでしょうか？
当然、弊社でも全てのお客さまに導入とまでは至っておりません。
100%を目指すよりも、可能なところから変えていき、その成果をまわりに報告することで広まっていくもんだと考えています。
Chatworkを使いこなすことが目的ではなく、最終的にはメールをなくすことが目的で、その前段階でメールを減らすということが重要です。
どんなツールであれ、導入しない人は理由をつけて絶対に導入しません。
そこにフォーカスを当てるのではなく、そういった頭の硬い人は放っておいて、まずは一緒に使ってくれるメンバー同士で使ってみる。
その後、まわりの興味をもった人に啓蒙し、最後は導入に踏み切れないでいた頭の硬い老害を追い込んでいけばいいのです。
Chatworkの機能であるビデオ会議を使ったこともありますが、Skypeに比べると不安定な感じがありました。
このあたりはSkype側に一日の長がありますが、今後改善されていけばもっと作業効率は向上するかもしれませんね。
効率化してうまれた時間は、さらに別の仕事に当てるもよし、自分の趣味に使うも良し。
知力体力共に衰えを見せ始める年代ですから、少しでも楽になれるところは楽にしましょう。
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