今年度は僕が中小企業家同友会・大阪北ブロック広報委員長なんてものを拝命したため、未経験にもかかわらず色んな物に巻き込まれています。
その中で気がついた中小、零細企業のIT活用について考えてみたいと思います。
多くの場合は使わず嫌い
会議は会議室で、必要な頭数揃えて、情報のやり取りは電話かメール、ちょっとしたテキスト文書もWordやメモ帳に書いてメールに添付、ファイルの圧縮はできないし解凍もままならない。
これが中小、零細企業でよく見受けられる光景だったりします。
しかしこれほど効率の悪いものはないんじゃないかと、皆薄々感じてはいるんですよね。
ただ、今までのやり方を変えようと思うと、新しく覚えなくちゃいけない、コストがかかるといった印象が強く、どうしても踏ん切りが付かない。
だから変えられない、IT嫌いとなってしまう傾向にあるんだと思います。
ただそんな方でもLINEやFacebookは家族や友人が使っているから、と利用したりするんですよね。
じゃぁ、そこからもう一歩進んでこういったツールを活用するのはどうでしょうか？
時間の効率化は何より経費の削減にもつながります。
メールをやめてチャットで。
もう言われずとしれた情報のやり取りに抜群なツールです。
ファイルやメッセージのやり取り、簡単なタスク管理など必要にして充分な機能が備わっています。
コストも安く500円/人月から利用できます。
最初の利用はひとまず無料のアカウントで初めてみてもいいかもしれませんね。
うちもできるだけメールではなくChatworkでやり取りするようにしています。
委員会でもメールではなくChatworkを利用したり、仕事のやり取りも出来る限りこちらへ切り替えています。
遠方のお客さんや事業所との会議はSkypeで
先日もとあるお客さんとの打ち合わせは出先でSkypeを利用して済ませました。
また同友会の関係でおじゃました会社でも、業務の改善を行っているところの多くはSkypeを利用し、わざわざスタッフが時間をかけて本社までくる必要性をなくしていましたね。
徒歩圏内にあるような事業所であっても、行かなくちゃいけないのと、ぎりぎりまで他の作業を進められるのとでは大きく違いが出てきます。
ホームページはJimdoやMovabletypeで
ホームページ屋がこんなことを書いてしまうと叩かれそうですが、僕はJimdoを利用することについてウェルカムです。
自分たちで情報を発信することの意義を理解してもらって、そこで成果が出た時にまた依頼してもらえたらいいわけですからね。
もう何年も、ひどい場合には10年近く前のFlashが動いているようなウェブサイトのまま置いているより、Jimdoでリプレイスしたほうが結果良い方に転ぶことは多いです。
どれも導入コストは極小
ここで紹介した3つのツールはいずれも最小のコストで導入できます。
やろうと思えば全て無料でも導入できるわけですから、一気に導入できなくてもまずは部署単位や仲間内などで小さく初めてみて、利用価値がわかれば大きく導入すればいいんじゃないでしょうか？
すでにLINEなどを導入されているところもありますが、添付ファイルやタスク管理、メッセージの検索などはChatworkの方が圧倒的に利用しやすいです。
Skypeなどでも同様のことは可能ですが、やはり検索性や書類、タスクの管理は難しい物がありますし、逆にビデオ会議はSkypeの方が安定しているように思います。
最後に
使わず嫌いでIT化を推し進められない中小、零細の社長さん、年度が変わって少し落ち着いた今なら導入もしやすいんじゃないでしょうか？
弊社ではこういったITツールの活用についてもご相談を承っております。
お気軽にご相談ください！
See You!!
